# Protokoll der Sitzung des Lenkungsausschusses — Projekt LEUCHTFEUER

**Datum:** Dienstag, 19. März 2024, 14:00–16:30 Uhr
**Ort:** Blauwal Logistik GmbH, Hauptverwaltung Bremen, Raum Weser 2
**Sitzungsleitung:** Petra Vogelsang (Bereichsleitung IT, Programmleitung)
**Protokoll:** Sabine Krüger (Leitung Lagerbetrieb)

**Teilnehmende:** Petra Vogelsang, Marek Duszek, Sabine Krüger, Heike Brandt, Jörn Albers
(Lagerleitung Bremen-Walle), Jonas Petersen (PMO)
**Entschuldigt:** Tomás Iglesias (Gezeitenwerk Software GmbH)

## TOP 1 — Ausgangslage und Altsystem

Frau Vogelsang eröffnete die Sitzung und dankte für die kurzfristige Terminfindung. Herr Duszek
fasste seine schriftliche Bestandsaufnahme vom 12. März zusammen. Das Altsystem KOMET ist seit
2009 bei Blauwal im produktiven Einsatz und wird in neun Lagern betrieben; sämtliche Lager
weisen lokale Anpassungen auf. Die ursprüngliche Herstellerin des Systems existiert
seit ihrer Insolvenz im Jahr 2017 nicht mehr, sodass Wartung und Weiterentwicklung seither
vollständig durch die interne IT erfolgen. Der Lenkungsausschuss nahm die Bestandsaufnahme
zustimmend zur Kenntnis und bat darum, die Schnittstellenliste als lebendes Dokument im
Projektlaufwerk fortzuschreiben.

## TOP 2 — Budget

Frau Brandt erläuterte den finanziellen Rahmen. Das von der Geschäftsführung freigegebene
Programmbudget beträgt 1,8 Millionen Euro. Enthalten sind die Plattformlizenzen, die
Implementierungsleistungen der Gezeitenwerk Software GmbH, interne Personalkosten, die
Schulungen sowie eine Reserve für Unvorhergesehenes. Frau Brandt wies ausdrücklich darauf hin,
dass eine Überschreitung des Rahmens eines erneuten Beschlusses der Geschäftsführung bedarf und
frühzeitig anzuzeigen wäre. Der Lenkungsausschuss nahm den Rahmen zur Kenntnis.

## TOP 3 — Pilotierung

Die Pilotierung erfolgt gemäß Kickoff-Beschluss am Lager Bremen-Walle unter dem Arbeitstitel
SEAGULL; der Beginn ist für das dritte Quartal 2024 vorgesehen. Herr Albers sagte die volle
Unterstützung der Standortmannschaft zu, bat jedoch darum, die Kommissionierleistung während der
Umstellungswochen realistisch zu planen und Spitzenlasten aus dem Piloten herauszuhalten. Die
Erkenntnisse aus dem Piloten werden dem Lenkungsausschuss in einem Übergabeprotokoll berichtet,
bevor weitere Standorte folgen.

## TOP 4 — Schulungsplanung

Frau Krüger stellte die Schulungsplanung vor. Insgesamt sind rund 640 Mitarbeitende in den
gewerblichen und kaufmännischen Bereichen für QUAYSTONE zu schulen. Vorgesehen sind zweitägige
Präsenzschulungen je Standort sowie Schulungsunterlagen in deutscher Sprache; die Schulungen
beginnen jeweils vier Wochen vor dem Cutover des betreffenden Standorts, damit das Gelernte nicht
verfällt. Für Springer und Neueinstellungen wird ein monatlicher Nachschulungstermin eingerichtet.
Der Lenkungsausschuss beschloss die Schulungsplanung wie vorgestellt (Beschluss LA-2024-02).

## TOP 5 — Geräte für die Mobile Datenerfassung (MDE)

Für den Betrieb von QUAYSTONE werden neue Geräte für die Mobile Datenerfassung (MDE) benötigt;
die vorhandenen Altgeräte sind mit der neuen Plattform nicht kompatibel und zum Teil seit Jahren
abgekündigt. Der Lenkungsausschuss gab die Beschaffung von 180 MDE-Geräten frei (Beschluss
LA-2024-03). Die Ausschreibung übernimmt der Einkauf; die Auslieferung soll gestaffelt je
Standort und rechtzeitig vor dem jeweiligen Cutover erfolgen. Herr Albers bat darum, die Geräte
für den Piloten mit ausreichendem Vorlauf in Walle zu haben, damit die Mannschaft im Echtbetrieb
üben kann.

## TOP 6 — Stammdaten (AP-1)

Frau Krüger berichtete zum Stand der Artikelstammdaten-Bereinigung. Die Sichtung läuft; das
Ausmaß der Dubletten ist erheblich und über Jahre gewachsen, insbesondere dort, wo Standorte
Artikel parallel angelegt haben. Die Bereinigung bleibt zwingende Voraussetzung für den
Pilot-Cutover und wird ab sofort monatlich mit Kennzahlen an den Lenkungsausschuss berichtet.
Der Lenkungsausschuss unterstrich die Priorität dieses Punktes einstimmig.

## Beschlüsse

- **LA-2024-01** — Die Bestandsaufnahme des KOMET-Altsystems wird zustimmend zur Kenntnis
  genommen; die Schnittstellenliste wird als lebendes Dokument fortgeschrieben.
- **LA-2024-02** — Die Schulungsplanung (rund 640 Mitarbeitende, zweitägige Präsenzschulungen je
  Standort) wird beschlossen.
- **LA-2024-03** — Die Beschaffung von 180 MDE-Geräten wird freigegeben.

## Aufgaben

- Monatlicher Kennzahlenbericht zur Stammdatenbereinigung — Frau Krüger — fortlaufend.
- Ausschreibung MDE-Geräte — Einkauf — April 2024.
- Cutover-Strategie zur Beschlussfassung — Frau Vogelsang — Sitzung im Mai.

**Nächste Sitzung:** Dienstag, 7. Mai 2024, 14:00 Uhr, Bremen. Das Protokoll wird mit
Wochenfrist zur Durchsicht versandt; Einwände sind der Protokollführung schriftlich anzuzeigen.
